12 bước viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất (Phần 2)

Kỹ năng viết email được vận dụng từ trên ghế nhà trường ( viết email cho thầy / cô, viết email xin học bổng, xin reference ) đến khi những bạn tìm việc ( email cảm ơn sau buổi phỏng vấn, email hỏi thông tin tác dụng ) cho đến khi thao tác ( email gửi người mua, gửi sếp ). Tuy nhiên, không phải ai cũng biết được cách viết một email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh. Vì vậy, tất cả chúng ta hãy liên tục tìm hiểu và khám phá phần còn lại của cách viết một email để giúp bạn trông thật chuyên nghiệp khi thao tác nhé !

Bước 6: Kết thư

Cho biết lời Phản hồi có được mong đợi hay không ?
Nếu bạn mong đợi lời phản hồi, hãy nói với người nhận của bạn. Một kỹ thuật nhã nhặn và phổ cập là chỉ đơn thuần là viết, “ I look forward to … ” ( ” Tôi mong … ” ) .

Hoặc nếu không, hãy cảm ơn người nhận vì đã dành thời gian đọc email này, gợi ý nơi để tìm thêm thông tin hoặc thêm lời khen hoặc một vài lời nói hài hước.

Cách viết tốt nhất là: 1-2 câu

Đối với email trang trọng

1. Mong chờ phản hồi

I look forward to hearing from you .
( Tôi mong ước được nghe từ bạn. )
I look forward to your response .
( Tôi mong đợi sự trả lời của bạn. )
I look forward to your feedback .
( Tôi mong nhận được thông tin phản hồi của bạn. )
Let me your opinion on this issue .
( Hãy cho tôi biết quan điểm ​ ​ của bạn về yếu tố này. )

2. Không mong chờ phản hồi

Thank you very much .
( Cảm ơn rất nhiều. )
Thanks for your assistance .
( Cảm ơn sự trợ giúp của bạn. )
Please let me know if you have any questions .
( Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào. )
Let me know if you need anything else. I’m glad to help .
( Cho tôi biết nếu bạn cần thứ gì khác. Tôi rất vui vẻ trợ giúp. )

Đối với email thân thiện

1. Mong chờ phản hồi

Let me know if that helps .
( Hãy cho tôi biết nếu điều đó giúp được bạn. )
I hope to hear from you soon .
( Tôi mong sẽ nhận được hồi âm của bạn sớm. )
Could you let me know by 5 : 00 pm today ?
( Bạn hoàn toàn có thể cho tôi biết trước 5 giờ chiều thời điểm ngày hôm nay không ? )
Looking forward to hearing your opinion .
( Mong được nghe quan điểm ​ ​ của bạn. )

2. Không mong chờ phản hồi

Thanks for your help .
( Cảm ơn bạn đã giúp sức. )
I hope that helps .
( Tôi kỳ vọng điều đó sẽ giúp. )
Have a nice day .
( Chúc một ngày tốt đẹp. )

Đối với email thông thường

1. Mong chờ phản hồi

Any suggestions ?

( Bạn có đề xuất kiến nghị gì không ? )
What do you think ?
( Bạn nghĩ như thế nào ? )
Speak to you soon .
( Nói chuyện với bạn sau nhé. )

2. Mong chờ phản hồi

Cheers, ( Chúc mừng )
Thanks ! ( Cảm ơn ! )
Good luck. ( Chúc suôn sẻ. )

Lưu ý : Khi kết thúc, nhấn phím Enter / Return hai lần để ngắt dòng.

Bước 7: Lời kết email

Chọn một kết thúc thư tương thích với giọng văn của bạn. Nếu bạn đang viết một email sang chảnh, bạn có thể kết bằng 2 từ ” Best regards. ” ( ” Trân trọng ” ). Nếu bạn đang viết một email thân thiện, bạn có thể kết với từ bằng ” Regards. ” ( ” Trân trọng ” ). Tuy nhiên, nếu bạn đang viết một email thông thường, những từ như ” Cheers ! ” or ” Thanks ” ( ” Chúc mừng ! ” hoặc ” Cảm ơn ” ) từ Bước 6 là đủ. Trong trường hợp đó, bạn không cần thêm bất kể từ gì khác .

Các cụm từ dùng khi kết email trang trọng

• Sincerely, (Trân trọng,)
• Cordially, (Chân thành,)
• Respectfully, (Trân trọng,)
• Best regards, (Trân trọng,)
• Warm regards, (Thân ái,)
• All the best, (Những điều tốt nhất,)

Các cụm từ dùng khi kết email thân thiện

• Regards, (Trân trọng,)
• Thanks, (Cảm ơn,)
• Best, (Tốt lành,)
• Take care, (Bảo trọng,)
• See you soon, (Hẹn sớm gặp lại,)

Các cụm từ dùng khi kết email thông thường

• Cheers, (Chúc mừng,)
• Thanks! (Cảm ơn!)
• Thanks again! (Cảm ơn lần nữa!)

Lưu ý : Khi kết thúc, nhấn phím Enter / Return một lần để ngắt dòng. Một số người thích ngắt dòng giữa chữ ký. Cả hai thường được chấp nhận.

Bước 8: Chữ ký cá nhân trong Email

Giống như giọng văn email của bạn sẽ đổi khác tùy thuộc vào người nhận và nguyên do bạn gửi email, chữ ký email cũng sẽ biến hóa tùy thuộc vào việc bạn liên hệ với ai đó lần tiên phong .

Cách viết tốt nhất là :

• Nên có 4 loại chữ kỹ khác nhau: Liên hệ đầu tiên, trang trọng, thân thiện và thông thường.
• Viết họ của bạn bằng chữ cái IN HOA vì một số nền văn hóa liệt kê tên cuối theo thứ tự khác nhau.
• Cho biết giới tính của bạn nếu người nhận có thể không quen thuộc với tên của bạn. Ngay cả trong tiếng Anh, Chris (viết tắt của Christopher – nam) và Chris (viết tắt của Christina – nữ) có thể gây nhầm lẫn.
• Nếu bạn liên lạc với người nhận thường xuyên, bạn có thể tạo một chữ ký (tốc ký). Ví dụ, Tomohiro Sato có thể ký tên của mình (Tomohiro) hoặc chỉ tên ngắn của mình (Tomo).

Chữ ký liên hệ người nhận lần đầu tiên

• First Name LAST NAME (Mr. or Ms.) (Tên HỌ (Ông hoặc Bà))
• Position or Department (Chức vụ hoặc bộ phận)
• Company Name (Tên công ty)
• Contact Numbers (include country code)
• (Số điện thoại liên lạc (bao gồm mã quốc gia))
• Website (Trang web cá nhân)

Chữ ký liên hệ trang trọng

• First Name LAST NAME (Tên HỌ)
• Position or Department (Chức vụ hoặc bộ phận)
• Company Name (Tên công ty)
• Contact Numbers (include country code, if necessary)
• (Số điện thoại liên lạc (bao gồm mã quốc gia) nếu cần thiết)
• Website (Trang web cá nhân)

Chữ ký liên hệ thân thiện

• First Name Last Name (Tên HỌ)
• Company Name (Tên công ty)
• Contact Numbers (include country code, if necessary)
• (Số điện thoại liên lạc (bao gồm mã quốc gia) nếu cần thiết)

Chữ ký liên hệ thông thường

• First Name or Short Name (Tên hoặc tên viết tắt)
• Company Name (Tên công ty)

Bước 9: Tiêu đề/ Chủ đề chính của email

Khi đã viết email xong, hãy tóm tắt thư với một vài từ khóa để truyền tải mức độ khẩn cấp ( thiết yếu ) của email như tiêu đề bài báo .

Cách viết tốt nhất là :

• 3 – 5 từ khóa.
• Viết hoa các từ (Không nên viết tất cả IN HOA).
• Thay thế a, an, the, giới từ (in, on, at) và liên từ (and, but) bằng dấu gạch ngang (-) hoặc dấu gạch chéo (/).
• Có thể biến chủ đề thành câu hỏi bằng cách thêm dấu chấm hỏi (?).

Ví dụ chủ đề
Download – ABC Company’s Style Guide
( Tải xuống – Hướng dẫn về Phong cách của Công ty ABC )
Out of Office / October 3 – 5
( Rời khỏi văn phòng / ngày 3-5 tháng 10 )
Canceled – Thursday HR Meeting
( Đã hủy – Cuộc họp nhân sự vào thứ năm )
Friday Lunch – 1 : 00 pm ?
( Bữa trưa thứ Sáu – 1 : 00 chiều ? )

Bước 10: Kiểm tra lại email

Bạn đã đánh vần đúng tên và công ty của người nhận chưa ? Có bất kể lỗi chính tả hoặc ngữ pháp khác ? Có bất kể văn bản mà bạn hoàn toàn có thể sửa đổi hoặc xóa ? Thông điệp có rõ ràng, không thiếu và súc tích không ?
Sử dụng một công cụ không tính tiền như Grammarly để được trợ giúp về chính tả và ngữ pháp. Ứng dụng này không riêng gì mạnh hơn trình kiểm tra chính tả tiêu chuẩn của bạn mà còn giúp bạn cải tổ tiếng Anh với những đề xuất kiến nghị đơn cử mà bạn hoàn toàn có thể tự học và sửa lỗi .

Bạn có thể tải Grammarly tại đây.

Bước 11: Địa chỉ Email (những) người nhận

Bạn đã khi nào nhận được một email tò mò mà ngay sau đó là một email khác từ cùng một người ? Có lẽ, đó chỉ là một email một câu có nội dung : ” Xin lỗi, email đó là dành cho người khác. ” Như vậy trông chẳng chuyên nghiệp chút nào. Bằng cách thêm địa chỉ email vào cuối tin nhắn, bạn sẽ giảm được năng lực mắc lỗi do không cẩn thận .

Bước 12: Gửi mail

Đã xong. Mặc dù 12 bước này bắt đầu trông có vẻ như như rất nhiều, nhưng khi bạn mở màn làm theo và quen thuộc, bạn sẽ hoàn toàn có thể soạn email nhanh hơn vì bạn có một mạng lưới hệ thống viết email hiệu suất cao .
Chúc bạn luôn chuyên nghiệp trong cách viết E-Mail của mình nhé !

Nguồn tham khảo : https://culturegaps.com/blog/12-steps-to-writing-effective-business-emails-english

12 bước viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh (Phần 1) : Email là phương tiện trao đổi công việc phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, nhiều người chưa nắm được các bước cơ bản để viết một bức thư đầy đủ và lịch sự.E-Mail là phương tiện đi lại trao đổi việc làm thông dụng lúc bấy giờ. Tuy nhiên, nhiều người chưa nắm được những bước cơ bản để viết một bức thư vừa đủ và lịch sự và trang nhã .Luyện nghe tiếng Anh cùng esl-lab: (VOH) – Bạn đang muốn cải thiện kỹ năng nghe tiếng Anh của mình? Esl-lab sẽ là một trong những trang web đáng tin cậy mà bạn nên lưu lại.: ( VOH ) – Bạn đang muốn cải tổ kiến thức và kỹ năng nghe tiếng Anh của mình ? Esl-lab sẽ là một trong những website đáng an toàn và đáng tin cậy mà bạn nên lưu lại .8 Cách học Tiếng Anh hiệu quả tại nhà: Không cần sống ở một nước nói tiếng Anh, bạn vẫn có thể thành thạo ngôn ngữ này nhờ các phương pháp đơn giản mà hiệu quả.: Không cần sống ở một nước nói tiếng Anh, bạn vẫn hoàn toàn có thể thành thạo ngôn từ này nhờ những chiêu thức đơn thuần mà hiệu suất cao .

Source: https://helienthong.edu.vn
Category: Tiếng anh